Istnieje takie powiedzenie, że jeżeli chcesz odnieść sukces to musisz go sobie zaplanować. Okazuje się jednak, że sztuka planowania nie jest taka łatwa. Brak zakładanych efektów, ciągłe poczucie bycia w niedoczasie, stres, zawalanie ważnych spraw, zapominanie, to wszystko są oznaki tego, że nasze planowanie wymaga zmiany.
Oto najczęściej popełniane błędy związane z planowaniem.
Pamiętam sobie moje zdziwienie, kiedy po raz pierwszy na pytanie zadane grupie: „co decyduje o tym które zdanie jest ważne” usłyszałam odpowiedź: „termin”. Kiedy stwierdziłam, że to przecież jest kryterium pilności, zapadła cisza. Od tego czasu minęło wiele lat, a ja dalej słyszę to samo. A odpowiedź na to pytanie jest kluczowa nie tylko dla naszego planowania, ale przede wszystkim dla całego naszego życia. Dlaczego? Bo tylko wtedy będziemy mogli realizować nasze cele i mieć poczucie satysfakcji, że robimy rzeczy właściwe. Jak zatem określić które zadanie jest ważne, a tym samym priorytetowe? Prześledźmy taki proces myślowy: mam do wyboru dwie rzeczy iść na basen, czy iść na angielski. Która z nich jest ważniejsza? Basen – angielski, angielski – basen… Jak dokonać właściwego wyboru?
Sądzę, że kluczem do rozwiązania tej zagadki jest odwołanie się do celu. Jeżeli moim celem jest np. przygotowanie się do zawodów pływackich, to zdecydowanie wygrywa basen. Ale jeżeli moim celem jest praca lub studia za granicą to zdecydowania zwycięża angielski. Jeżeli moim celem jest przygotowanie pracownika do samodzielnego wykonywania zadań i podejmowania decyzji to zdecydowanie zamiast podpowiadania mu co ma robić, w jaki sposób i w jakiej kolejności poproszę, aby najpierw przedstawił swoje propozycje… Tak więc kolejność jest taka: najpierw cel, później priorytety, następnie terminy, kalendarz itd.
Co to jest? W sytuacji kiedy wykonujemy zadanie wymagające koncentracji i pojawiają się jakieś czynniki zakłócające, spada nasza efektywność. Wyobraźmy sobie taką sytuację: siedzisz właśnie przy biurku i przygotowujesz skomplikowany raport, ofertę dla klienta, czy zamówienie. Zbierasz myśli, zastanawiasz się co masz tam umieścić i właśnie masz już to zapisać ktoś przychodzi do ciebie z „jednym tylko krótkim pytaniem”. Kiedy ponownie po chwili wracasz do przerwanego zdania, dzwoni telefon, innym razem zaczynasz przysłuchiwać się jakieś rozmowie lub audycji radiowej, przypominasz sobie o jakiejś czynności, którą chciałeś wykonać. Jedno z badań pokazało, że z powodu rozproszenia uwagi pracownicy umysłowi marnują dwie godziny i sześć minut dziennie! W skali roku to jest ok. 529 godzin lub 22 dni! Dwadzieścia dwa dni twojego życia w ciągu jednego tylko roku!
Inne badanie z 2005 roku, ujawniło że przeciętnie już po 11 minutach pracy pojawia się jakiś czynnik rozpraszający uwagę. Powrót do pracy zabiera im dwadzieścia pięć minut, jeśli w ogóle do niej wracają!
Planowanie 100 procent swojego czasu to tak naprawdę planowanie ciągłych nadgodzin, bycia w „niedoczasie”, nie wspominając już o stresie. Nie wszystko uda się w życiu przewidzieć, ale jedno jest pewne: każdy z nas codziennie narażony jest na szereg niespodzianek. Czyli rzeczy których nie braliśmy pod uwagę, ale one jednak się wydarzają. Nie da się ich ani zaplanować, ani przewidzieć, że w ogóle będą miały miejsce. Można tylko zarezerwować czas na ewentualną zmiana planów. Dlatego warto pamiętać, że realne planowanie to planowanie 60 procent swojego czasu.
To co jest najważniejsze i naprawdę warte zachodu zazwyczaj wymaga czasu aby to osiągnąć. Rzeczy, które są ważne często przez długi okres czasu wcale nie są pilne. One stają się pilne dlatego, że wcześniej ich nie zaplanowaliśmy. Dlatego też dobre planowanie wymaga wybiegania myślami w przyszłość, przewidywania różnych sytuacji i planowania działań, które są na nie odpowiedzią. Kilka przykładów:
Tak jak aktor w danym momencie może grać tylko jedną rolę, tak nasz mózg osiąga najlepsze efekty jeżeli w danym momencie może zajmować się jednym zagadnieniem. Harold Pashler dowiódł, że jeżeli ludzie wykonują dwa zdania umysłowe równocześnie, ich zdolności umysłowe spadają z poziomu absolwenta Harvardu do poziomu ośmiolatka! Badania przeprowadzone przez University of London wykazały, że bezustanne wysyłanie maili i esemesów obniża wyniki w teście IQ średnio o dziesięć punktów (u kobiet o 5 punktów a u mężczyzn o 15 punktów). Ilekroć wykonujesz równocześnie dwie lub więcej czynności, a któreś z nich wymaga dużej uwagi, traci na tym precyzja twojego działania. A stąd prosta droga do błędów.
Słowa jednego z amerykańskich biznesmenów na długo zostaną w mojej pamięci i niezwykle trafnie odnoszą się do efektywnego planowania. Harvey MacKay powiedział: „Planowanie to kluczowy element sukcesu. Możesz więc mieć talent, inteligencję i ambicję, ale jeśli nie masz planu, to wszystko idzie na marne”. Dlatego tak ważne jest ciągłe doskonalenie się w sztuce planowania. Niezależnie od tego, czy jest się liderem biznesu, studentem czy też rodzicem, umiejętność właściwego planowania jest kluczowa dla osiągnięcia sukcesu i równowagi w życiu.
Więc jeśli chcesz lepiej radzić sobie z planowaniem, wybierz się na szkolenie. Jednak istnieje wiele programów szkoleń poruszających zakres zarządzania sobą w czasie. Słuchając potrzeb naszych klientów, otrzymując od nich jakże cenne informacje zwrotne o szeregu ofert, z jakimi mieli możliwość się zapoznać, doświadczamy, że wszystkie te oferty są takie same. Zakres merytoryczny nie różni się znacząco od innych. Jak więc wybrać najlepsze szkolenie, które wyróżni się na tle i przede wszystkim pozwoli osiągnąć efekt jaki oczekujemy?
Team Players wychodzi naprzeciw szablonowości. Idzie o krok dalej i w drodze do lepszego planowania proponuje szkolenie z grą Manager’s Way. Gdyż nie ma lepszego rozwiązania, które położy szczególny nacisk na praktykę oraz sprawi, że umiejętności zarządzania własnym czasem i zadaniami staną się nawykiem. Gra obejmuje skuteczne metody planowania, trenuje umiejętności i przede wszystkim zmienia postawy uczestników.
Dorota Tomaszewska
Dyrektor Zarządzająca w Team Players.
Ekspert w dziedzinie rozwoju pracowników. Coach, Trener z ponad 20-letnim doświadczeniem.
Zapraszamy też do obserwowania nas na LinkedInie i Facebooku gdzie regularnie pojawiają się ciekawostki z zakresu rozwoju pracowników.
