Współpracując od dawna z firmami, w każdej (niezależnie od branży) dostrzegam to samo zjawisko:
co roku stawiane są wyższe cele – zysk ma być większy. Jest to wyzwanie przed którym stają zarządy, menadżerowie wszystkich firm niezależnie od branży. Firmy otrzymują zadania, że mają więcej sprzedać, wyprodukować, obsłużyć więcej klientów przy mniejszym nakładzie kosztów, czyli zwiększyć wydajność.
Co to oznacza w praktyce? Redukcję zatrudnienia i większą ilość zadań dla jednego pracownika.
Dla szeregowych pracowników przyzwyczajonych do pracy w określonym tempie, według określonego schematu, zwiększenie wydajności oznacza dużą zmianę. Zadania teraz trzeba wykonywać szybciej. Zaczyna brakować czasu na refleksję i analizę, a tym samym na możliwość wprowadzenia usprawnień czy modyfikacji. Narasta stres, który jest wynikiem napięcia związanego z pośpiechem. Zwiększa się ilość błędów, co oczywiście wydłuża czas (bo trzeba je poprawiać), a to zwiększa ilość stresu. Zdarzają się sytuacje że ludzie, aby zdążyć zaczynają omijać procedury w myśl zasady, że niedotrzymanie terminu zauważy każdy, ominięcie procedury może się udać. Niektórzy usiłują radzić sobie wykonując kilka zadań równocześnie, co owocuje błędami. Ludzie narzekają na brak czasu. Kiedy słyszą o jakiejkolwiek dodatkowej aktywności (np. szkoleniu) pojawia się opór.
Oczekiwania w stosunku do pracowników HR często są ogromne. Z jednej strony oczekuje się od nich, że pomogą rozwiązać problem, a z drugiej słyszą, że ludzie są już za bardzo obciążeni. Kiedy pada propozycja: to może trzeba nauczyć ludzi lepszego planowania, ustalania priorytetów itd. Co mogą usłyszeć? Nie mamy czasu. Nie mogę iść (lub wysłać ludzi) na 2 dni szkolenia! Pojawia się pomysł: to może krótsze szkolenie? Ale wtedy odzywa się trener, że w krótszym czasie nie jest w stanie tego wszystkiego zrealizować. Błędne koło?
Jakie więc jest rozwiązanie?
Aby odpowiedzieć na to pytanie warto zacząć od sprecyzowania na czym nam konkretnie zależy, co to znaczy że chcemy zwiększyć wydajność? Czy większa wydajność to więcej czy mniej zadań w jednym czasie?
Zakładam, że zwiększenie wydajności to zwiększenie biegłości w wykonywaniu poszczególnych zadań tak, aby można je było realizować w krótszym czasie. To umiejętność podejmowania trafnych decyzji również w sytuacjach stresowych.
Przyjrzyjmy się co pokazują nam badania. Otóż Harold Pashler dowiódł, że jeżeli ludzie wykonują równocześnie dwa zadania umysłowe, ich zdolności poznawcze spadają z poziomu absolwenta Harvardu do poziomu ośmiolatka!
W jednym z eksperymentów uczestnicy mieli za zadanie naciskać szybko pedał, w zależności od tego czy usłyszą wysoki, czy niski dźwięk. To wymagało od nich dużej uwagi. Gdy otrzymali dodatkowe zdanie manualne polegające na wkręceniu nakrętki na śrubkę, radzili sobie, ale skuteczność ich działania spadła o mniej więcej dwadzieścia procent. Kiedy jednak zamiast zadania manualnego pojawiło się proste zadanie umysłowe (działanie matematyczne typu 5 + 3 = ?), skuteczność działania badanych spadła aż o pięćdziesiąt procent!
Ten eksperyment pokazuje, że trudność nie polega na wykonywaniu dwóch czynności naraz, ale na wykonywaniu dwóch czynności umysłowych naraz.
Badania przeprowadzone w University of London wykazały, że bezustanne wysyłanie maili i sms-ów obniża wyniki w teście IQ średnio o 10 punktów (u kobiet o 5, a u mężczyzn o 15 punktów).
Czy zatem nie jest możliwe abyśmy skutecznie wykonywali równocześnie więcej zadań? Istnieje jedno możliwe rozwiązanie i ono może mieć wpływ na zwiększenie wydajności pracowników.
Można nauczyć się żonglować zadaniami w pracy w taki sam sposób, w jaki klaun uczy się żonglować piłeczkami. Czyli ćwicząc wielokrotnie konkretne czynności, aż się w nas utrwalą, co oznacza, że do ich wykonywania nie angażujemy kory przedczołowej.
Można to porównać do nauki jazdy samochodem. Każdy doświadczony kierowca wykonuje w samochodzie szereg czynności równocześnie (patrzymy w lusterka, zmieniamy biegi, włączamy kierunkowskazy itd.) nie zastanawiając się na każdą z nich osobno i nie wpływa to na jakość jazdy.
Podobnie piloci samolotów. Na tyle długo ćwiczą różne elementy na symulatorach lotu, aż w rzeczywistej sytuacji będą mogli poszczególne elementy wykonać automatycznie, bez jednego błędu. I nawet w sytuacji stresowej pewne czynności wykonają automatycznie.
Gry szkoleniowe naszego autorstwa stanowią taki właśnie symulator lotu. Chodzi o to, aby każdy pracownik mógł poćwiczyć sobie w bezpiecznych warunkach poszczególne umiejętności, aż nabierze takiej biegłości, że określone zachowania będą się pojawiały automatycznie.
A skąd wziąć czas na szkolenie? W takim połączeniu (szkolenie plus Gry szkoleniowe) istnieje możliwość skrócenia czasu trwania szkoleń. W naszych projektach nazywamy je Szkoleniami w pigułce lub Pigułkami. Równocześnie rozgrywki w ramach poszczególnych rund wybranej gry są krótkie (20-30 min.), a pracownicy nie opuszczają firmy. Tutaj nacisk jest położony na częstotliwość. Im częściej powtarzamy daną czynność tym szybciej wyrobimy w sobie nawyk jej stosowania.
Zapraszamy też do obserwowania nas na LinkedInie i Facebooku gdzie regularnie pojawiają się ciekawostki z zakresu rozwoju pracowników.
